Migrationstipps: Von Infothek Scan zu Informatik Scan erfolgreich wechseln

Schnellstart: Informatik Scan (vormals Infothek Scan) in 5 Schritten

Informatik Scan ist die weiterentwickelte Version von Infothek Scan — dieselbe Kernfunktionalität, modernisierte Oberfläche und zusätzliche Automatisierungsfunktionen. Diese Anleitung führt Sie in fünf klaren Schritten durch die Erstkonfiguration und die wichtigsten Arbeitsabläufe, damit Sie schnell produktiv werden.

Schritt 1: Zugang bestätigen und erstes Login

• Account: Stellen Sie sicher, dass Ihr Benutzerkonto auf Informatik Scan aktiviert ist. Bei Migrationen sollten Zugangsdaten unverändert funktionieren; ansonsten nutzen Sie das bereitgestellte Aktivierungslink.
• Sicherheitsprüfung: Melden Sie sich an, setzen Sie ein sicheres Passwort und aktivieren Sie, falls verfügbar, die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA).

Schritt 2: Grundkonfiguration der Plattform

• Organisationseinrichtung: Legen Sie Mandant/Organisation, Rollen und Benutzergruppen an.
• Zugriffsrechte: Weisen Sie Rollen passende Berechtigungen zu (z. B. Admin, Redakteur, Leser).
• Sprache & Zeitzone: Prüfen Sie Systemeinstellungen wie Sprache, Zeitzone und Datumsformat.

Schritt 3: Dokumentenquelle(n) verbinden

• Upload & Scanner: Konfigurieren Sie lokale Scanner oder nutzen Sie die Upload-Funktion für Stapelverarbeitung.
• Externe Quellen: Binden Sie Cloud-Speicher (z. B. SharePoint, OneDrive) oder E-Mail-Postfächer an.
• Dateitypen: Legen Sie unterstützte Dateiformate und maximale Dateigrößen fest.

Schritt 4: Erkennungs- und Indexierungsregeln festlegen

• OCR & Klassifikation: Aktivieren Sie OCR für gescannte Dokumente und wählen Sie automatische Klassifikationsmodelle.
• Metadatenfelder: Definieren Sie Pflichtfelder (z. B. Dokumenttyp, Datum, Kunde) und Standardwerte.
• Suchindizes: Starten Sie initiale Indexierung und testen Sie Suchabfragen auf Relevanz.

Schritt 5: Workflow, Automatisierungen und Tests

• Workflow-Setup: Erstellen Sie typische Workflows (Freigaben, Prüfung, Archivierung) mit klaren Zuständigkeiten.
• Automatisierungen: Richten Sie Regeln ein (z. B. automatische Weiterleitung bei bestimmtem Dokumenttyp).
• Testlauf & Schulung: Führen Sie einen vollständigen Testlauf mit Beispiel-Dokumenten durch und schulen Sie Schlüsselanwender.

Kurze Checkliste vor dem produktiven Start

• Benutzerzugänge und Rechte geprüft
• Quellen verbunden und Indexierung erfolgreich abgeschlossen
• Mindestens ein Workflow getestet
• Backup- und Archivierungsstrategie definiert

Bei Bedarf kann diese Anleitung erweitert werden mit Beispielen für Indexmappings, Vorlagen für Workflows oder einer Migrationscheckliste von Infothek Scan zu Informatik Scan.